OCHO ERRORES QUE LOS GERENTES COMETEN EN SUS CORREOS ELECTRONICOS

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OCHO ERRORES QUE LOS GERENTES COMETEN EN SUS CORREOS ELECTRONICOS


Muchos creemos que sabemos usar el correo electrónico, pero no siempre es así.Somos demasiados los que nos precipitamos al escribir el mensaje, causando confusión y dedicando más tiempo posteriormente a aclarar malentendidos. Perdemos oportunidades para cultivar relaciones, motivar a un empleado, cerrar acuerdos y transmitir información. A continuación 8 errores comunes que se pueden evitar:

1. Usar encabezados vagos. Palabras como “Reunión”, “Actualización” o “Pregunta” no ofrecen mucho valor como encabezado.¿ Maximice el mensaje en el título. Los usuarios de agendas electrónicas entenderán antes lo que quiere decir; todos agradecerán un resumen claro. Con cinco o 10 palabras se pueden comunicar muchas cosas: “Tus Tareas y Minutas de la Última Reunión” o “Juan: ¿Reunión el Martes a las 10:00 con Informe Listo?


2. Esconder la noticia. Presente antes que nada los temas importantes: ponga fechas de entrega en las primeras tres líneas del mensaje (si no lo ha hecho en el encabezado). Las limitaciones de las agendas personales, las presiones de tiempo y las diferencias culturales hacen que muchos lectores no sigan leyendo.
3. Esconderse detrás del campo “BCC”. El campo de “copia oculta” es arriesgado y riesgoso además de engañoso y poco ético. Quienes reciben un mensaje oculto a veces hacen clic a “Contestar a Todos”, poniendo al descubierto el engaño. En su lugar, envíe el mensaje inicial y no haga copia oculta a nadie. Después, reenvíe el mensaje a otros personas con una breve explicación.
4. No arreglar los problemas causados por anteriores respuestas o reenvíos. Muy pocos lectores se toman la molestia de leer toda la serie de mensajes previos.¿ Deje clara su posición, incluso si el contexto viene después en la serie de correos posteriores. “Sí” ayuda menos que “Sí, tendrás fondos para contratar a cinco trabajadores temporales”.¿ Resuma la discusión hasta el momento: “Ver abajo: I + D quiere más tiempo pero Ventas se arriesga a perder clientes si no actuamos ahora”.¿ Ponga énfasis en el tema principal cuando sea necesario: “Centrémonos en el costo ahora y hablemos de la moral y reparto de beneficios en la próxima reunión”.
5. Ignorar la gramática y otros aspectos de estilo. Las agendas electrónicas nos conceden cierta flexibilidad para ser un poco descuidados, lo que quiere decir que impresionará más a sus lectores si escribe con más precisión.
6. No envíe mensajes demasiado largos. No tema los emails extensos, pero esboce su estructura y motive la lectura al principio del mensaje.¿ Provea ‘un comentario detallado’ que permita a los lectores extraer la información clave: “Aquí he incluido información sobre antecedentes, costos, fechas de implementación y posibles problemas”.¿ Enfatice la respuesta específica que desea.
7. Reunir toda la información en párrafos complejos e inaccesibles. ¿ Mantenga cortos sus párrafos, idealmente no más de cinco líneas.¿ Abra cada párrafo con una frase clave.
8. Olvidarnos que los destinatarios son seres humanos. Los correos electrónicos viajan entre personas de carne y hueso, aunque que no las veamos directamente.¿ Elogie de manera directa. “Buen trabajo” es corto pero puede funcionar de maravilla. Desear a alguien un buen fin de semana al final de un email puede agradar al destinatario.¿ Evite asignar culpas o transmitir reacciones negativas por correo electrónico. En su lugar, hable con la persona.
FUENTE:PORTAFOLIO
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